Fiscaal voordelig thuiswerken

Thuiswerken wordt steeds gebruikelijker en populairder. Maar hoe werkt dit fiscaal? In dit artikel geven we je diverse voorbeelden en een weergave van de (wettelijke) spelregels.

Belastingvrije vrijstellingen bij thuiswerken

De belastingvrije (of gerichte) vrijstellingen zijn beperkt, deze zijn:

1. arbovoorzieningen
2. gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Arbovoorzieningen en thuiswerken

1. de arbovoorzieningen hangen samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet;
2. de werknemer gebruikt die voorzieningen (gedeeltelijk) in de werkruimte;
3. de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
4. de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit: (a) de werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen

Voorbeelden van arbovoorzieningen zijn een bureaulamp, bureaustoel of een bureau. Deze vallen onder de gerichte vrijstelling als zij voldoen aan de voorwaarden en zijn dus volledig belastingvrij te vergoeden of terbeschikking te stellen.

Eigen bijdrage door de werknemer

Stel dat de werknemer een duurdere oplossing van de arbeidsvoorziening wens dat moet hij dit betalen uit zijn netto loon. De eigen bijdrage kun je niks mee, de gerichte vrijstelling blijft wel van toepassing.

Cafetariaregeling en thuiswerken

De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. De kosten komen dan ten laste van de werknemer. Stel dat de werknemer voor een duurdere uitvoering kiest en dit voldoet via zijn bruto loon dan is dit toegestaan mits de werkgever de vergoeding hiervoor aanwijst als eindheffingsloon. De vergoeding voor de luxe variant is dus belastingvrij als de werkgever nog vrije ruimte heeft binnen de WKR.

Thuiswerken voldoet niet aan voorwaarden

Als de investeringen in de thuiswerkplek niet aan de voorwaarden voldoent dan moeten deze worden aangewezen als eindheffingsloon, dit voor zover de vrije ruimte voor de WKR wordt overschreden. De eindheffing bedraagt 80%.

Is de investering noodzakelijk?

De investering moet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Wat wilt dit zeggen?

1. de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
2. de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
3. de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen, als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Noodzakelijk wil zeggen dat de werknemer zonder de voorziening zijn werk / dienstbetrekking niet goed kan uitvoeren. De voorziening moet dus nodig zijn en worden gebruikt. De kosten van een noodzakelijke voorziening komen voor rekening van de werkgever. De werknemer mag ook een (beperkt) privé voordeel hebben van de voorziening / investering. Dit voordeel is geen loon. De werkgever mag hiervoor wel een eigen bijdrage vragen.

Voorbeelden zijn :

• computer voor een accountant
• een kwast voor een schilder
• een camera voor een fotograaf
• mobiele telefoon voor een fiscalist of ondernemer
• internet thuis voor een kantoor medewerker

Voldoet een investering niet aan het noodzakelijkheidscriterium dan valt deze in de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Als de vrije ruimte wordt overschreden dan is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Voorbeelden voor vergoedingen voor thuiswerken

1. Internetaansluiting: Als een werkgever een werknemer thuis wil laten werken is een internet aansluit als snel noodzakelijk. De vergoeding is belastingvrij (gerichte vrijstelling voor een noodzakelijke voorziening). De werkgever mag een eigen bijdrage vragen van de werknemer
2. Vaste vergoeding: een vaste vergoeding van €3 per dag valt in de vrije ruimte en bij overschrijding moet eindheffing worden betaald.

17-08-2021